نظام (Business Process Management System)

• التحول إلى ميكنه كل الإجراءات في أي مؤسسة وإلغاء التعامل الورقي هو التوجه الذي بدأت كل المؤسسات في الاعتماد عليه لتسهيل وتسريع العمل وكذلك زيادة الرقابة على الموظفين وأيضا تحسين كفاءة العمل والانتاجية فضلا عن سرية المعاملات.
• سير العمل (Workflow) هو تعريف وتنفيذ وميكنة العمليات والاجراءات حيث يتم تمرير المهام و المعلومات و الوثائق من مستخدم إلى آخر ، وفقا لمجموعة من القواعد الإجرائية.
• وتقوم المؤسسات باستخدام سير العمل (Workflow) لتنسيق المهام بين المستخدمين ومزامنة البيانات بين الأنظمة، مع الهدف النهائي المتمثل في تحسين التنظيمية الكفاءة والاستجابة والربحية.

 نظرة عامة على نظام الحصول على الوثائق

• من المؤكد أن كل المؤسسات تكتظ بالوثائق والمعاملات القديمة والتى تحتاج إلى أرشفة إلكترونية وذلك لحفظها من التلف وأيضا لسهولة الوصول لها عند الحاجة إليها،
• ولكن مع هذا الكم الهائل من الوثائق والمعاملات القديمة لابد من وجود طريقة سهلة وميسرة لأرشفة وحفظ هذه الوثائق ومن هنا جاءت أهمية نظام إدخال الوثائق أو الحصول على الوثائق.
• نظام الحصول على الوثائق هو أداة لإدخال الوثائق وأرشفتها على نظام إدارة الوثائق بطريقة سهلة ومنظمة.

نظام سير العمل والمراسلات الإلكترونية

1 – التشفير

أ- تشفير المعلومات في قاعدة البيانات.

 فكل المعلومات الخاصة بالمراسلات تحفظ في قاعدة البيانات مشفرة غير قابلة للقراءة.

ب- تشفير المرفقات الالكترونية.

 كل المرفقات الإلكترونية يتم حفظها مشفرة ومضغوطه ولذلك لا يمكن فتحها إلا عن طريق النظام فقط.

2- عدم الاحتفاظ بكلمة السر للمستخدم.

 حيث يقوم النظام بالتواصل مع (Active Directory)  للتأكد من صحة اسم المستخدم وكلمة السر. وذلك يمنع من تسريب كلمة السر الخاصة بالمستخدم.

3- صلاحيات المستخدمين.

 يدعم نظام سير العمل والمراسلات الإلكترونية عدد كبير من الصلاحيات حيث أن كل إجراء في النظام يمكن أن يتم منحه أو منعه عن المستخدم بصلاحية ولذلك فيمكن لمدير النظام او مدير الادارة التحكم كليا في عمل المستخدمين على النظام..

4- إنشاء مجموعات لها طابع خاص.

 حيث يمكن انشاء مجموعة وإضافة بعض المستخدمين عليها ويتم إرسال مراسلة لهم وعندما يقوم أحد أعضاء هذه المجموعة بأخذ الاجراء عليها فإنها تختفى من صندوق بريد باقي الأعضاء وتذهي إلى العناصر المرسلة وذلك يمنع تكرار نفس الاجراءات على نفس المعاملة أو أخذ إجراءات مختلفة عليها. 

5- تنزيل النظام في ثلاثة مناطق للأمان أو أكثر